Audit di sicurezza: come prepararsi ad una verifica di sicurezza

L’esecuzione di un audit per la sicurezza in azienda (sia essa sicurezza sul lavoro, sicurezza informatica o altro) è uno strumento fondamentale per la verifica sistematica della conformità e dell’efficacia delle misure di sicurezza applicate. 

Vantaggi per le aziende che effettuano un audit di sicurezza

L’obiettivo primario di un audit di sicurezza è focalizzarsi sul miglioramento dei processi, trasformando un momento di verifica in un’opportunità di crescita per l’organizzazione.

L’audit agisce come un meccanismo di controllo che, verificando il rispetto delle procedure e l’efficacia delle misure esistenti, orienta l’azienda verso una gestione proattiva della sicurezza.

Una corretta gestione degli audit consente di avere i seguenti vantaggi:

• • Gestione del Rischio e Prevenzione degli incidenti: L’audit identifica i rischi attuali e potenziali e le vulnerabilità, offrendo una panoramica di dove l’azienda è più esposta, permettendo di valutare se le misure adottate sono realmente efficaci.
  • Conformità Normativa: attraverso l’audit è possibile verificare che l’azienda rispetti tutti gli obblighi previsti dalla legge (es. DVR, sorveglianza sanitaria, formazione, conformità di impianti e attrezzature).
  • Miglioramento Continuo: un audit consente di individuare le non conformità e le aree di miglioramento per ottimizzare la gestione della sicurezza e salute sul lavoro. Aiuta a stabilire un ciclo di vita della sicurezza in cui le difese vengono costantemente testate e potenziate.

• Reputazione e fiducia: tramite audit indipendenti è possibile dimostrare che un’organizzazione prende sul serio la sicurezza, che si tratti di sicurezza sul lavoro o di sicurezza dei dati, è cruciale per mantenere la fiducia dei clienti, dei partner commerciali e degli stakeholder. 

Differenza Audit interni ed esterni

Gli audit possono dividersi tra audit interni ed audit esterni differenziati in base a chi li svolge, al loro scopo principale e a chi sono destinati i risultati. Di seguito si riassumono le principali differenze:L’Audit Interno è dunque un meccanismo per il miglioramento e il controllo interno dell’organizzazione, mentre l’Audit Esterno è una verifica indipendente che mira a fornire credibilità e fiducia per le parti esterne.

Gli audit esterni possono anche essere:

• di seconda parte: sono una verifica ispettiva condotta da un’azienda cliente sui propri fornitori, partner o stakeholder, per assicurarsi che rispettino gli standard contrattuali e per tutelare i propri interessi specifici.
• di terza parte: è una verifica condotta da un organismo di certificazione esterno e indipendente per valutare la conformità di un’azienda a specifici standard, come quelli delle norme ISO. Questo tipo di audit non può essere svolto dall’azienda stessa né da un suo cliente ed è finalizzato al rilascio o al mantenimento di una certificazione riconosciuta a livello internazionale.

Come si svolge un audit di sicurezza? 

Un audit, che sia interno oppure esterno, si articola tipicamente in un ciclo ben definito che può essere schematizzato come di seguito:

Pianificazione e Programmazione:

• • • Definizione degli obiettivi, stabilendo chiaramente cosa si vuole verificare,
    • Identificazione delle aree aziendali e processi che saranno sottoporre a verifica,
    • Identificare il team di audit,
    • Elaborazione del Piano di Audit: Definire date, tempistiche, attività specifiche e i documenti di riferimento (es. politiche di sicurezza, procedure, normative)
    • Preparazione della Checklist: Sviluppare una lista di controllo dettagliata basata sui criteri di audit per garantire sistematicità e completezza nella raccolta dei dati

Esecuzione dell’audit

• Riunione di Apertura: Incontrare i responsabili delle aree da verificare per chiarire gli obiettivi
• Raccolta delle Evidenze: Questa è la fase centrale, in cui gli auditor raccolgono dati oggettivi, che avviene tramite:
  • Revisione della Documentazione: Esame del DVR, delle procedure di sicurezza, dei piani di emergenza, dei verbali, ecc.
  • Interviste al Personale: Colloqui con dipendenti e responsabili (Preposti, RLS, ecc) per comprendere i flussi di lavoro e le pratiche reali.
  • Osservazioni sul Campo: Ispezioni negli ambienti di lavoro per osservare le condizioni operative, l’uso delle attrezzature e dei dispositivi di sicurezza (DPI).
• Identificazione delle Non Conformità: Rilevazione e classificazione dei problemi riscontrati, ottenuti dal confronto delle evidenze raccolte rispetto ai criteri stabiliti.

Analisi, Reporting e Follow-up

• Riunione Finale: vengono presentati i risultati e le principali non conformità riscontrate al personale coinvolto ed alla direzione.
• Redazione del Report Finale: Stesura di un documento ufficiale che riepiloga:
  • I dati identificativi dell’audit (obiettivo, campo di applicazione, partecipanti).
  • Una sintesi dei risultati e una valutazione critica.
  • La descrizione dettagliata delle non conformità, dei punti deboli e dei suggerimenti per il miglioramento.
• Implementazione delle Azioni Correttive: Sulla base delle non conformità, i responsabili d’area definiscono e attuano le azioni necessarie per risolverle e prevenire la loro ripetizione.
• Follow-up (Monitoraggio e Verifica dell’Efficacia):L’auditor (o l’organo di controllo esterno) verifica, in un momento successivo, che le azioni correttive siano state attuate e che abbiano effettivamente portato al miglioramento continuo del sistema di sicurezza.

Come prepararsi ad un Audit di sicurezza?

Le aziende che necessitano di mantenere le proprie Certificazioni (ad esempio ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001), e che desiderano continuamente migliorarsi, adottano software dedicati per implementare i Sistemi di Gestione e gestire adeguatamente gli Audit.

Blumatica SHEQ supporta l’implementazione e il mantenimento dei sistemi di gestione integrati (Q-HSE) integrando strumenti per le attività di verifica, come gli audit, e la successiva gestione dei risultati, attraverso:

• Programma di audit interno: è possibile pianificare gli Audit definendo il programma annuale o periodico degli audit interni in conformità con gli standard di riferimento (es. pianificazione degli audit sui processi, sulle aree o sui requisiti normativi/standard).

• Checklist: È possibile condurre l’audit tramite l’utilizzo di checklist (liste di controllo) che aiutano a definire il contenuto e forniscono una struttura guidata per la verifica.

• Gestione Non Conformità: Il sistema gestisce il trattamento delle eventuali non conformità e dei rilievi rilevati durante l’audit. Questo permette di tracciare le problematiche emerse e assegnare le azioni correttive.

• Monitoraggi e Indicatori di Performance (KPI): I risultati degli audit, insieme agli indicatori di performance (KPI), possono essere utilizzati come elementi in ingresso per il riesame della direzione, alimentando il processo di miglioramento continuo del SG.

In sintesi, Blumatica SHEQ non si limita a registrare l’audit, ma fornisce tutti gli strumenti per preparare, eseguire (tramite checklist e monitoraggio adempimenti) e agire sui risultati dell’audit all’interno di un sistema di gestione integrato.

Una preparazione adeguata è la chiave per un audit di successo!

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Cristina Feola

Senior R&D Engineer