Fatturazione Elettronica B2B B2C B2G: ecco come allinearsi

Ecco come adeguarsi al nuovo modus operandi della fatturazione elettronica B2B B2C B2G che a breve entrerà a far parte delle nostre vite semplificandole non poco!

Precisazioni e indicazioni dovute

1. La fattura elettronica è un’opportunità per tutti perché consente di snellire l’intero iter e combattere l’evasione fiscale senza incombere sulle imprese
2. Non sarà possibile fare giochetti: una fattura elettronica, una volta emessa ed inviata, non potrà essere “modificata”; in caso di simile necessità si renderà necessario emettere una nota credito e una nuova fattura
3. Non è vero che è un’altra spesa che graverà sui nostri bilanci: eliminando l’onere dello spesometro si avrà già un grosso risparmio. Il governo, inoltre, mette a disposizione gratuitamente tutti gli strumenti per adeguarsi “self service”

La scelta di avvalersi di un’azienda intermediaria sarà opportuna se porterà valore aggiunto (servizi, software ed assistenza adeguati) a costi contenuti nell’ordine di € 0,5 a fattura.

Quali sono gli adempimenti da ottemperare per adeguarsi alle nuove disposizioni, sia che si decida di farlo a costo zero sia tramite un intermediario?

Le cose da saper fare sono tre:

1. Registrarsi al sito dell’agenzia delle entrate per accedere al SDI (Sistema di interscambio) e definire come ricevere le fatture dai fornitori: via PEC o tramite software e sistemi di terze parti (come Blumatica). Precisiamo che non è OBBLIGATORIO e spiegheremo perché
2. Redigere le fatture in formato XML
3. Inviare e conservare le fatture emesse e ricevute

1. Come registrarsi al sito dell’agenzia delle entrate per accedere al SDI? È obbligatorio?

La registrazione serve a definire come vogliamo ricevere le fatture. Le scelte essenziali sono: via PEC o tramite terze parti accreditate che si occuperanno di tutto per conto nostro. Nel primo caso basterà indicare in un apposito campo la propria PEC, nel secondo si dovrà inserire un codice alfanumerico che identifica il fornitore terzo.

Questa pratica non è obbligatoria a dispetto di quanto si faccia credere: se non facciamo nulla in tal senso, le fatture saranno comunque inviate all’indirizzo e-mail del destinatario che il nostro fornitore inserirà nella propria fattura. E se dovesse essere sbagliato? Pazienza, semplicemente non la riceveremo…ma per essere pagati siamo sicuri che il fornitore non esiterà a contattarci!

Ad ogni modo, a parte la pigrizia iniziale, converrà comunque registrarsi al sistema e definire come ricevere le fatture in modo da ottenere una serie di benefici che a breve vedremo, soprattutto se si utilizza un sistema come quello e’fatto di Blumatica.

A questo link

https://telematici.agenziaentrate.gov.it/Abilitazione/Fisconline.jsp

si accede alla pagina di prima registrazione. I professionisti dovranno selezionare la prima voce “persone fisiche” come da immagine seguente e cliccare sul bottone “richiedi il codice PIN”

Successivamente comparirà la seguente maschera:

Sarà sufficiente inserire il proprio codice fiscale ed indicare come presentiamo la dichiarazione (normalmente tramite un sostituto/intermediario quale è il commercialista).

A questo punto si riceverà una parte del PIN subito ed una seconda parte per posta assieme ad una password; il pin e la password ci consentiranno di accedere alla pagina del servizio di fatturazione elettronica dell’agenzia delle entrate che si trova a questo link:

https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/home?p_p_id=58&p_p_lifecycle=0&p_p_state=maximized&saveLastPath=false

Una volta entrati, si dovrà procedere con l’indicare l’indirizzo telematico che decidiamo di comunicare ai nostri fornitori.

Cliccando sul link sopra evidenziato in arancione, si potrà indicare l’indirizzo telematico cui far pervenire le fatture emesse dai nostri fornitori e potrà essere una PEC o un codice di 7 cifre del nostro fornitore terzo del servizio, ad esempio Blumatica.

Quando il fornitore emetterà fattura, o quando noi saremo ad emettere fattura ad un nostro cliente, occorrerà inserire nella fattura:

• un indirizzo PEC, in tal caso il fornitore nel compilare la fattura dovrà inserire nel campo “Codice Destinatario” il valore “0000000” (sette volte zero) e nel campo “PEC Destinatario” l’indirizzo PEC comunicato dal cliente
• un codice alfanumerico di 7 cifre (che è ad esempio quello del fornitore terzo del servizio quale Blumatica); in tal caso occorrerà compilare solo il campo della fattura “Codice Destinatario” con il codice comunicato dal cliente
• il codice numerico “0000000” (sette volte zero) qualora il cliente non abbia comunicato alcun indirizzo telematico (PEC o Codice Destinatario); in tal caso il fornitore dovrà ricordare al cliente che la fattura elettronica è recuperabile nella sua area riservata “Consultazione” del portale “Fatture e Corrispettivi”.

Ovviamente queste scelte potranno poi essere aggiornate di volta in volta.

Scegliendo Blumatica come fornitore del servizio, le fatture ricevute verranno indirizzate automaticamente al nostro indirizzo email (non necessariamente una PEC) e ad eventuali altri indirizzi (commercialista, segretaria o nostra moglie) sia in formato XML (che per i normali è illeggibile) che PDF.

2. Come redigere le fatture in formato XML?

Ci sono due modi per redigere le fatture: tramite apposita funzione che si trova all’interno della stessa area in cui decidiamo come ricevere le fatture:

Oppure avvalendosi di applicativi di terzi, come Blumatica, che offrono un servizio ovviamente più semplice ed integrato con ulteriori funzionalità utili ed un supporto adeguato che non è possibile avere attraverso i canali istituzionali.

L’operazione non è complessa anche se il software dell’Agenzia delle Entrate è un po’ lento; è importante avere dimestichezza con le fatture perché in caso di errori nella compilazione queste ultime torneranno indietro e non sarà facile comprendere il perché. Utilizzando e’fatto di Blumatica, invece, l’interfaccia è molto intuitiva, il software veloce ed è disponibile un servizio di help desk pronto a rispondere a qualsiasi necessità

Come inviare e conservare le fatture emesse ed anche quelle ricevute?

Da questa pagina è possibile inviare la fattura:

Nella sezione “Trasmissione” selezionare il link Invia il file per accedere alla maschera di trasmissione.

Selezionare il pulsante “Sfoglia” per scegliere il file da inviare al Sistema di Interscambio.

N.B.: Si precisa che il file caricato, singolo o massivo, non deve superare il limite dimensionale di 5Mb e deve avere il suffisso di estensione previsto (.xml, .p7m, .zip).

Caricato il file da inviare nell’apposito riquadro è necessario:

• Selezionare il pulsante “Invia” per inviare il file in formato .xml al Sistema di Interscambio (SdI).

Una volta che il file della fattura elettronica è stato trasmesso al SdI (Sistema di Interscambio), quest’ultimo esegue alcuni controlli e, se sono superati, trasmette il file all’indirizzo telematico presente nella fattura. I tempi in cui il SdI effettua le operazioni di controllo e consegna della fattura possono variare da pochi minuti a 5 giorni nel caso in cui è molto elevato il numero di fatture che stanno pervenendo al SdI in quel momento.

CONTROLLI ESEGUITI DALLO SdI SULLA FATTURA ELETTRONICA

I controlli che il Sistema di Interscambio esegue sulla fattura elettronica sono i seguenti:

• verifica che siano presenti almeno le informazioni minime obbligatorie previste per legge (art. 21 ovvero 21-bis del Dpr n. 633/1972), cioè – in generale – gli estremi identificativi del fornitore e del cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione della natura, quantità e qualità del bene ceduto o del servizio prestato, l’imponibile, l’aliquota e l’IVA
• verifica che i valori della partita IVA del fornitore (cedente/prestatore) e della partita Iva oppure del Codice Fiscale del cliente (cessionario/committente) siano esistenti, cioè presenti in Anagrafe Tributaria
• verifica che sia inserito in fattura l’indirizzo telematico dove recapitare il file, cioè che sia almeno compilato il campo «Codice Destinatario»
• verifica che ci sia coerenza tra i valori dell’imponibile, dell’aliquota e dell’IVA (ad esempio, se l’imponibile è 100 €, l’aliquota è 22%, l’IVA sia di 22 euro).

ESITO POSITIVO

Se i controlli sopra descritti vanno a buon fine, il SdI recapita la fattura elettronica all’indirizzo telematico che legge nel file della fattura (campi “Codice Destinatario” e “PEC Destinatario”) e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di consegna all’interno della quale sono indicate la data e l’ora esatta in cui è avvenuta la consegna.

ESITO NEGATIVO

Se uno o più dei controlli sopra descritti non va a buon fine, il SdI “scarta” la fattura elettronica e invia al soggetto che ha trasmesso il file una ricevuta di scarto all’interno della quale sarà anche indicato il codice e una sintetica descrizione del motivo dello scarto.

Ai clienti di Blumatica e’fatto offriamo tutto il supporto per risolvere il problema ed emettere correttamente la fattura per evitare un nuovo diniego.

Conservazione

Per la conservazione della fattura ci sono tre modalità

1. tramite l’agenzia delle entrate che mette a disposizione un servizio gratuito previa adesione ad una convenzione di servizio
   Pro: gratuito
   Contro: burocrazia per adesione; scarsa integrazione con il servizio di emissione della fattura
2. da soli, applicando una marca temporale e la firma digitale alla fattura.
   Pro: gratuito
   Contro: nessuna integrazione con processo di emissione; richiede troppo tempo; se perdo il PC o l’HD su cui sono conservate sarà molto dispendioso recuperarle.
3. Tramite server accreditati come quelli offerti da Blumatica.
   Pro: servizio completamente integrato nel processo di emissione della fattura (non devi fare nulla di più); fatture conservate in maniera sicura e garantita da qualunque perdita
   Contro: piccola incidenza economica dovuta all’utilizzo di spazi hosting (nell’ordine stimato di meno di € 0,01 per fattura)

Cosa aspetti allora?

Parti con Blumatica e’fatto!