Il Registro delle attività di trattamento è tra i più importanti adempimenti previsti dal Regolamento 2016/679 – GDPR. I contenuti fondamentali e obbligatori di tale documento sono stabiliti dall’Art. 30 del suddetto regolamento ed è onere del Titolare e, se nominato, del Responsabile la stesura e tenuta dello stesso.
Quali sono le informazioni obbligatorie che un Registro deve contenere?
INDICE
- il nome e i dati di contatto del titolare del trattamento e, se presente, del contitolare del trattamento, del rappresentante del titolare del trattamento e del responsabile della protezione dei dati;
- le finalità del trattamento;
- una descrizione delle categorie di interessati e delle categorie di dati personali;
- le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, compresi i destinatari di paesi terzi od organizzazioni internazionali;
- se presenti i trasferimenti di dati personali verso un paese terzo e la loro identificazione;
- i termini ultimi previsti per la cancellazione delle diverse categorie di dati;
- la descrizione delle misure di sicurezza e tecniche organizzative.
Può includere ulteriori informazioni?
Assolutamente sì! Ogni Titolare e/o Responsabile del Trattamento Dati può, in aggiunta alle informazioni obbligatore, inserire ulteriori specifiche, che servono effettivamente a portare avanti l’attività. Ad esempio, per ogni attività di trattamento è possibile specificare i soggetti interni coinvolti e con quali autorizzazioni.
In che forma deve essere tenuto e mantenuto il Registro?
La stesura del Registro può avvenire sia in forma scritta che elettronica, deve esporre la datata della sua prima stesura ed essere mostrato su richiesta al Garante Privacy. Poiché analizza le attività di trattamento svolte esso necessita di un mantenimento e aggiornamento costante nel tempo. Il Registro è quindi un documento dinamico e qualsiasi cambiamento, in termini di finalità, categorie d’interessati, misure ecc.., deve essere prontamente annotato in esso.
Registro del Responsabile
Nel caso in cui l’organizzazione si avvale di uno o più Responsabili che trattano dati per conto del Titolare del trattamento è necessario che venga predisposto anche il Registro del Responsabile. Le informazioni obbligatorie che tale Registro deve contenere sono sempre sancite dall’Art. 30 del GDPR. Anche in questo caso, come per il Registro del Titolare, è possibile inserire ulteriori informazioni utili all’espletamento dell’attività, come ad esempio l’elenco dei sub- responsabili del trattamento che sono stati nominati.
Blumatica GDPR, l’informativa ricavata dal registro
Attraverso Blumatica GDPR, software completo per la gestione dei dati in materia privacy, è possibile ottenere agevolmente il Registro nonché il suo mantenimento nel tempo. Infatti, grazie all’ampia banca dati di attività di trattamento in archivio, Aziende e Professionisti Privacy sono guidati sulla stesura di tale documento.
Ogni modello contiene tutti i punti obbligatori previsti dall’Art. 30 con la possibilità anche di inserire ulteriori informazioni:
Il documento finale ottenuto, sempre personalizzabile dall’utente, racchiude tutte le informazioni registrate:
Peculiarità di Blumatica GDPR è l’ottenimento automatico, a partire dalle attività del Registro, dell’informativa clienti:
compilato il Registro, infatti, basterà semplicemente selezionare le attività di trattamento per ottenere il documento dell’informativa da consegnare all’interessato:
Check per il consenso dell’interessato
La caratteristica più esclusiva è l’individuazione automatica dei consensi per cui l’interessato deve dare esplicita preferenza. Se nel dettaglio dell’attività di trattamento sono state indicate le finalità per cui è previsto il consenso, in maniera del tutto automatica nell’informativa saranno riportati i relativi check per la gestione della preferenza da parte dell’interessato:
Con Blumatica GDPR, oltre al Registro, è possibile gestire e redigere tutta la documentazione per essere compliance al GDPR:
- Anagrafica
- Sedi
- Soggetti e Parteners
- Nomine
- Registri
- Archivi Informatici
- DPIAData Protection Impact Assessment La DPIA è un processo che deve essere condotto dal titolare e/o dal responsabile, consultando il DPO, per eseguire una valutazione delle attività di trattamento a rischio elevato a valle della quale, eventualmente, si rende necessario richiedere un parere del Garante per la Protezione dei Dati Personali.
- Informativa clienti
- Data Breach
- Audit
- Whistleblowing
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Responsabile Tecnico